Termineinladungen versenden

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Terminplanungsassistent öffnen

1. Navigieren Sie zum Dashboard der Applikation.

   

2. Klicken Sie auf "Schedule new meeting", um den Terminplanungsassistenten für einen neuen Termin zu öffnen.

   

3. Geben Sie den Titel des Termins unter "Meeting Title" ein.

   

Zeitraum für Termin festlegen

Durch Klicken auf die Datumsfelder öffnet sich ein Kalender Pop-up. Hier können Sie das Zeitfenster für Ihren Termin bestimmen, d.h. der Zeitraum, in welchem Zelvor den Termin flexibel planen soll. Der erste Klick auf einen Tag im Kalender bestimmt den Startpunkt des Zeitfenster, der zweite Klick bestimmt den Endpunkt.

Termindauer festlegen

Geben Sie die Länge des Termins unter "Meeting Length" in Minuten ein.

Teilnehmer für Termine festlegen

1. Durch Klicken auf das Feld “Participants” öffnet sich ein Menü zur Auswahl der Teilnehmer für Ihren Termin. Sie können Teilnehmer manuell aussuchen und selektieren oder über Ihre Tastatur nach Personen suchen.

   

2. Wenn Sie einen Teilnehmer wieder von der Liste der eingeladenen Personen entfernen möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben den Profilbildern und entfernen Sie einen Teilnehmern durch Klicken auf “X”.

   

Agenda für Termine erstellen

Sie können eine Agenda für Ihren Termin unter “Agenda” erstellen.

Videkonferenz-Link erstellen

Wählen Sie unter “Location” den Ort für Ihren Termin aus. Sie können aus einer Reihe von Videokonferenz-Apps wählen, wo ein Link zur Videokonferenz automatisch für den Zelvor-Termin erstellt wird. Sie müssen die Videokonferenz-App erst integrieren, bevor Sie automatisch Links erstellen können. Sollte es sich um einen physischen Termin handeln, wählen Sie als Ort “Offline”.

Non-adjustable vs. Adjustable Termine

Termine können entweder als “non-adjustable” oder “adjustable” erstellt werden. Ein “adjustable” Termin wird von Zelvor flexibel geplant und kann dynamisch umgeplant werden bis 48h vor dem Zeitpunkt des Termins. Ein “non-adjustable” Termin wird von Zelvor nicht umgeplant und ist fix im Kalender. Sie können im Terminplanungsassistenten auswählen, welche Option Sie für Ihren Termin präferieren.

Termineinladung versenden

1. Durch Klicken auf “Schedule meeting” versenden Sie die Termineinladung.

   

2. Wenn der Termin erfolgreich geplant werden kann, werden Sie auf ein Bestätigungsfenster weitergeleitet. Die eingeladenen Personen werden nun benachrichtigt und können Ihre Einladung annehmen oder ablehnen. Sobald mind. ein Teilnehmer Ihre Einladung angenommen hat, werden für den Termin Datum und Uhrzeit festgelegt. Es kann bis zu 2 Stunden dauern, bis für Ihren Termin ein Zeitpunkt bestimmt wird.